Perceba o potencial do seu laboratório durante uma fase de redesenho

Aug 16, 2023

Rachel Brown, MSc, é redatora/coordenadora científica do Lab Manager. Rachel possui bacharelado pela Universidade de Victoria e mestrado pela Universidade de Alberta em sistemática e...

A mudança é inevitável para o laboratório moderno. Entre a rápida aceleração dos avanços tecnológicos e a evolução das prioridades de investigação e negócios, os laboratórios são desafiados a aumentar a eficiência, a flexibilidade e a adaptabilidade, ao mesmo tempo que incorporam valores fundamentais no local de trabalho e estimulam a colaboração e a inovação.

A gestão frequentemente precisa repensar os espaços do laboratório devido, por exemplo, à relocação, ao estabelecimento de uma nova instalação, à otimização do laboratório ou ao aumento da força de trabalho. Segurança, eficácia e produtividade dependem de um design bem pensado. Os gerentes de laboratório podem acelerar o processo de design, garantir que as necessidades atuais e futuras sejam atendidas e atingir o potencial do local de trabalho com preparação cuidadosa e consideração dos principais fatores e objetivos, antes de contratar uma equipe de design.

A mudança marca uma oportunidade para definir e concretizar um futuro mais desejável. A concretização deste potencial requer uma visão clara. As atividades de visão colaborativa inspiram a criatividade e a inovação, ao mesmo tempo que alinham diversas perspetivas e garantem uma comunicação eficaz entre os grupos de partes interessadas. A visão catalisa a transformação de conceitos abstratos em planos e ações concretas, fornecendo o propósito e a direção para os quais os recursos e esforços são alinhados. Ele ancora decisões de planejamento e ajuda a priorizar iniciativas. Ao definir a visão, decida sobre as principais áreas de melhoria, por exemplo, colaboração ou sustentabilidade, que servirão de base aos objetivos e impulsionarão mudanças positivas.

Usando a visão como guia, formule objetivos que atingirão as metas de negócios e promoverão os valores organizacionais. Por exemplo, os objetivos podem centrar-se na atração e retenção de talentos ou no apoio ao bem-estar dos funcionários. Outros podem ser concebidos para melhorar a eficácia, garantir flexibilidade e resiliência ou promover a inovação.

Esses objetivos ajudarão a informar as prioridades de projeto com base nas necessidades relacionadas de instalações e espaço. Freqüentemente, exigem mudanças culturais que são impactadas pelo meio ambiente. Mesmo com a adesão da equipe, por exemplo, a conexão ou coordenação com outras equipes deve ser fácil de fazer ou os esforços de colaboração diminuirão. Por outro lado, a criação de espaços sociais que convidem a conexão espontânea com diversos grupos irá naturalmente melhorar a colaboração. Os espaços de redação e de suporte de laboratório são igualmente importantes para garantir a eficácia e impulsionar a produtividade. Reservar algum tempo para estabelecer uma visão holística dos requisitos e prioridades ajudará a orientar a recolha de dados relevantes na próxima fase.

A próxima etapa no planejamento do laboratório envolve a captura de um inventário instantâneo. Colete os dados brutos: mapas locais, listas de pessoal que identificam equipes ou outros grupos de trabalho e listas de ativos. Mapeie o número de funcionários e os ativos nos espaços existentes, observando quem usa o quê e trabalha onde. Identifique e revise os requisitos do processo, mapeando os procedimentos e fluxos de trabalho atuais.

Esta informação constitui uma base para as actuais atribuições de espaço, contra as quais os requisitos e potenciais melhorias podem ser validados. A validação dos requisitos é reforçada com dados de ocupação e utilização de ativos em tempo real para demonstrar o uso, garantir que gargalos sejam identificados e otimizar eficiências. Colete esses dados também para informar as próximas etapas.

Este é o momento de identificar oportunidades de melhoria em aspectos como eficiência, sustentabilidade, segurança e satisfação do pessoal. Usando as atividades de mapeamento e quaisquer dados adicionais de ativos e ocupação, avalie a utilização atual do espaço, a colocação de equipamentos e a eficiência do fluxo de trabalho. Não negligencie as visitas e a consultoria da equipe em todos os níveis sobre o que está ou não funcionando no local. Verifique se há espaços de trabalho ou armazenamento que estejam super ou subutilizados, especialmente incorporando lições dos últimos anos, como garantir armazenamento adequado ou flexível para inventário de EPI. Os espaços de trabalho estão vazios ou os funcionários tropeçam uns nos outros? Os ativos estão formando gargalos ou podem ser retirados ou redistribuídos? Melhorias substanciais na eficiência geral do laboratório podem ser alcançadas reconfigurando layouts com base em fluxos de trabalho comuns e necessidades do usuário, simplificando processos para eliminar etapas redundantes ou remover gargalos e incorporando novas tecnologias.